Disposizione ergonomica della scrivania in ufficio open space

Nel lavoro al videoterminale il riferimento generale è la normativa italiana sulla salute e sicurezza sul lavoro, che affida al datore di lavoro la valutazione dei rischi di ogni postazione e l’adozione delle misure correttive. Per chi lavora a schermo in modo abituale, esiste anche la guida INAIL «Il lavoro al videoterminale», pubblicata nel 2010. Di seguito sono descritti il quadro normativo, la disposizione della postazione in open space, l’altezza del piano, la posizione dello schermo, le pause e gli esercizi di movimento.

Cosa dice la normativa sul lavoro al videoterminale

Chi rientra nella definizione di videoterminalista

Il videoterminalista è, secondo l’art. 173 del D.Lgs. 81/2008, il lavoratore che utilizza un’attrezzatura munita di videoterminali in modo sistematico o abituale per venti ore settimanali, dedotte le interruzioni previste per le pause. In un open space, con postazioni condivise o a turni, conviene tenere traccia del tempo effettivo di utilizzo per capire se si rientra in questa definizione. In un open space, dove le postazioni possono essere condivise o utilizzate a turni, stimare il tempo effettivo di esposizione allo schermo è più difficile che in un ufficio individuale.

Obblighi di valutazione dei rischi per il datore di lavoro

La valutazione dei rischi va condotta sulla singola postazione, non su un ambiente in generale. In un open space le condizioni cambiano da un posto all’altro in base alla distanza da finestre e corpi illuminanti, quindi ogni postazione richiede una verifica separata.

Se la verifica evidenzia una criticità, il datore di lavoro interviene sulla postazione e informa il lavoratore.

La guida INAIL 2010 e l’origine SUVA

L’INAIL ha pubblicato nel 2010 la guida «Il lavoro al videoterminale». Secondo Certifico (2010), si tratta di una rielaborazione di una pubblicazione SUVA e serve a informare i lavoratori e a sistemare la postazione. Le fonti consultate non ne riportano i contenuti di dettaglio, quindi conviene verificarli direttamente nel PDF ufficiale dell’INAIL.

La tabella riassume le fonti citate in questa sezione.

Come disporre la scrivania in open space?

In open space la postazione dipende da tre elementi: lo spazio tra una scrivania e l’altra, la direzione in cui è rivolto il lavoratore e l’area destinata a documenti e materiali di supporto. Le fonti ufficiali consultate non indicano una distanza minima precisa tra postazioni adiacenti, quindi conviene valutare il layout osservando dove si concentrano i passaggi e le conversazioni abituali.

Distanza tra postazioni adiacenti

Lo spazio tra due postazioni deve permettere di sedersi, alzarsi e spostare la sedia senza urtare il vicino. Verificate il gioco libero dietro la sedia con la scrivania nella posizione in cui la usate di solito, perché un ingombro che sembra sufficiente da fermi può risultare stretto durante i movimenti.

Orientamento rispetto alle vie di passaggio

Evitate di collocare la postazione in modo che il flusso di persone entri continuamente nel vostro campo visivo. Un passaggio alle spalle o sul fianco costringe a distrarsi e a girarsi di continuo, mentre una disposizione che tenga il passaggio fuori dalla linea di lavoro principale riduce le interruzioni.

Area per documenti e materiali di supporto

I materiali di consultazione vanno contenuti in uno spazio limitato, così da lasciare libero il piano per mani e braccia. Se i documenti sono consultati di frequente, collocateli su un lato del piano o su un portadocumenti, ma evitate che la loro posizione richieda una rotazione ripetuta del collo.

Pianificate anche il percorso verso stampante, archivio o zona di appoggio. In assenza di disposizioni contrattuali, il lavoratore al videoterminale ha diritto a una pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa (Normattiva, 2008). Un percorso libero da postazioni altrui rende questi spostamenti più agevoli.

Altezza del piano e spazio per le gambe

L’altezza del piano e lo spazio libero sotto di esso determinano la postura da seduti davanti allo schermo. Quando questi parametri sono corretti, la colonna resta allineata e il busto non deve compensare l’altezza sbagliata del tavolo.

Con il piano alla giusta altezza, la schiena è dritta, le braccia sono verticali e gli avambracci risultano paralleli al piano di lavoro. Il valore in centimetri dipende dalla statura e dalla seduta, quindi conviene regolare la postazione osservando la postura reale, più che seguendo una misura fissa.

Il piano deve inoltre offrire lo spazio necessario per gli strumenti di lavoro e un appoggio di circa 10-20 cm per mani e braccia, come indicano PuntoSicuro (2021), che riassume le indicazioni INAIL-Contarp.

Fonte dei valori: PuntoSicuro (2021), che riassume le indicazioni INAIL-Contarp.

Sotto il piano, la profondità libera di 70 cm serve a muovere le gambe durante il lavoro. Questo spazio va controllato dopo ogni modifica alla postazione, perché ogni elemento fisso lo riduce.

La seduta deve sostenere la zona lombare e formare con lo schienale un angolo di 90-100°. Questo angolo è il riferimento per regolare lo schienale, mentre l’altezza del sedile va scelta in modo che il piano rispetti le condizioni descritte sopra.

Posizione dello schermo e riflessi

La posizione dello schermo determina l’angolo con cui si mantengono collo e schiena per tutta la giornata. Le indicazioni tecniche disponibili riguardano tre aspetti: altezza dello schermo, posizione frontale e controllo dei riflessi luminosi.

Sul piano verticale, il bordo superiore dello schermo non deve stare più in alto del livello degli occhi. Con lo schermo più alto, lo sguardo si rivolge verso l’alto e il collo si estende; con uno schermo troppo basso, la testa tende a inclinarsi in avanti. Entrambe le condizioni vanno verificate sulla propria postazione, senza affidarsi alla stima a occhio.

Sul piano orizzontale, lo schermo va collocato davanti alla seduta. Se il lavoro al computer è continuativo, lo schermo non deve stare di lato, perché questo richiede rotazioni frequenti di testa e collo. Quando si usano due monitor, conviene tenere frontale quello utilizzato più a lungo e riservare il secondo agli usi occasionali.

Finestre e lampade possono riflettersi sulla superficie del monitor e costringere a modificare la postura per leggere il testo. L’opuscolo INAIL, rielaborato da SUVA-INSAI, tratta le condizioni di illuminazione e fornisce indicazioni per evitare i riflessi sul monitor (PuntoSicuro, che riassume INAIL, 2002-03-22). Il riassunto consultato non riporta misure, quindi i passaggi seguenti descrivono un metodo di verifica:

• Orientare lo schermo in modo che le finestre restino di lato, evitando di averle di fronte o alle spalle.
• Verificare i riflessi mostrando sullo schermo una schermata scura e osservando dove compaiono le immagini di finestre e lampade.
• Spostare o orientare le lampade da tavolo in modo che la luce non colpisca direttamente la superficie dello schermo.

Le indicazioni principali sono sintetizzate nella tabella seguente.

Quante pause servono davvero?

Per il lavoro al videoterminale la normativa italiana fissa una pausa minima, non una pausa ogni ora. Secondo Normattiva (2008), in assenza di disposizioni contrattuali il lavoratore ha diritto a una pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al videoterminale. Il riferimento è quindi il tempo di lavoro ininterrotto davanti allo schermo, non la durata complessiva dell’orario.

Le fonti di regola: legge, contratto, medico competente

Le regole si articolano su tre livelli:

Le fonti consultate non precisano i valori adottati dai singoli contratti collettivi. Per conoscere la regola applicabile al proprio settore, è utile verificare il contratto di riferimento. Il medico competente può intervenire in modo individuale: se fissa modalità o durate diverse, quelle indicazioni prevalgono sulla regola generale per il lavoratore interessato.

Come distribuire le pause nella giornata

Le pause devono seguire il lavoro continuativo allo schermo. Non possono essere accumulate e concentrate all’inizio o alla fine dell’orario, perché la normativa le considera come interruzioni collocate durante l’attività.

Per verificare la propria situazione:

• Annotate l’orario in cui inizia ciascun blocco di lavoro continuativo al videoterminale.
• Confrontate la durata di ogni blocco con la soglia di 120 minuti.
• Al raggiungimento della soglia, sospendete il lavoro al videoterminale per la pausa prevista.

Come limitare rumore e distrazioni in open space?

In un open space le conversazioni vicine, le telefonate e le richieste improvvise possono ridurre la concentrazione. Gli strumenti individuali agiscono su ciò che arriva all’orecchio, mentre quelli organizzativi regolano quando e come i colleghi si interrompono. Usarli insieme è più efficace che affidarsi a un solo accorgimento.

Cuffie con cancellazione attiva del rumore

Le cuffie con cancellazione attiva del rumore riducono i suoni continui, come il brusio di fondo o la ventilazione, grazie a un’elaborazione del segnale sonoro. Funzionano meglio con rumori costanti e a bassa frequenza che con le voci ravvicinate, che spesso restano udibili. Per attenuare anche queste ultime, si può associare la cuffia a una musica senza testi o a un rumore bianco a volume basso. Prima dell’uso prolungato, verificate che il modello non causi fastidio dopo diverse ore e che il suo impiego sia compatibile con le regole interne sui dispositivi audio.

Segnali di concentrazione e fasce silenziose

Un segnale visibile comunica ai colleghi che non è il momento di interrompere. Lo stato «non disturbare» nella chat aziendale e la cuffia indossata sono i più comuni. Le fasce silenziose sono intervalli orari concordati in cui il team evita riunioni, telefonate e richieste non urgenti. Funzionano meglio se sono scritte nelle regole del team e rispettate anche dai responsabili. Per le richieste urgenti conviene indicare un canale dedicato, così la domanda arriva in un momento previsto e non a sorpresa.

Pannelli fonoassorbenti e divisori da scrivania

I pannelli fonoassorbenti agiscono sul riverbero, cioè sulla riflessione del suono da pareti e soffitti, e abbassano così il livello complessivo del rumore percepito nella stanza. Un pannello assorbe il suono ma non isola dal rumore che proviene dalle postazioni vicine. I divisori da scrivania creano invece una barriera parziale che attenua le conversazioni a distanza ravvicinata, con effetto limitato sui suoni che arrivano dall’alto o dal lato aperto.

Stretching e movimento alla scrivania

Il movimento alla scrivania si ottiene in due modi: alternando la seduta al lavoro in piedi e svolgendo brevi esercizi di mobilità per collo, spalle e polsi. Entrambi richiedono uno spazio adeguato sotto il piano e gesti semplici, eseguibili senza allontanarsi dalla postazione.

Alternanza tra seduta e lavoro in piedi

Il passaggio dalla seduta alla stazione eretta non dipende solo dall’altezza del piano. Lo stesso piano deve permettere entrambe le posizioni, con gli avambracci paralleli al piano in ciascuna di esse. Quando lavora in piedi, mantenga la schiena dritta e il peso distribuito su entrambi i piedi. Torni alla seduta quando la posizione in piedi diventa scomoda, senza forzarla.

Spazio per i piedi

Secondo PuntoSicuro, che riassume INAIL-Contarp (2021), una postazione che prevede il lavoro in piedi richiede sotto il piano uno spazio per i piedi di almeno 15 cm di altezza e profondità. Per cambiare posizione, la stessa fonte indica uno spazio di almeno 45-60 cm.

Stretching per collo, spalle e polsi

Le fonti consultate non precisano durate né numero di ripetizioni per questi esercizi. Le indicazioni seguenti descrivono quindi solo il movimento, da eseguire lentamente e senza scatti:

• Collo: inclini il capo verso una spalla e poi verso l’altra, mantenendo la spalla abbassata. Ruoti il capo a destra e a sinistra con un movimento graduale.
• Spalle: sollevi le spalle verso le orecchie, poi le lasci ricadere. Porti le scapole indietro e in basso, avvicinandole leggermente tra loro.
• Polsi: con il braccio teso davanti a sé, fletta la mano verso il basso e poi verso l’alto, tenendo le dita distese. Ripeta il gesto con il palmo rivolto verso l’alto.

Questi movimenti si possono eseguire seduti, senza spostare la sedia, e sono adatti a interrompere la posizione statica delle mani e della parte superiore del corpo.

Checklist per una postazione ergonomica

Una verifica sintetica della postazione richiede di controllare, nell’ordine, seduta, piano di lavoro e schermo, confrontando ogni misura con un criterio preciso.

Elenco di controllo

Ordine di intervento dalla seduta allo schermo

1. Seduta: regolare lo schienale.
2. Piano: impostare l’altezza del piano.
3. Spazio sotto il piano: misurare la profondità libera e rimuovere gli ostacoli sotto il piano.
4. Appoggio: verificare la zona libera davanti alla tastiera.
5. Schermo: posizionarlo davanti alla seduta.

Frequenza dei controlli

Le fonti ufficiali consultate non indicano una frequenza precisa. Conviene ripetere la verifica completa ogni volta che si cambiano sedia, scrivania, schermo o la posizione della postazione.

Strumento di misura: metro a nastro

Il metro a nastro serve a verificare le distanze che le fonti indicano come soglie minime:

• Profondità sotto il piano: misurare dal bordo anteriore della scrivania fino al primo ostacolo, come un cassetto o un supporto, all’altezza delle ginocchia.
• Zona di appoggio: misurare il tratto di piano libero davanti alla tastiera.
• Spazio per i piedi in piedi: se la postazione prevede il lavoro in piedi, misurare altezza e profondità dello spazio sotto il piano.

Domande frequenti

Quale altezza deve avere la scrivania in open space?

Secondo PuntoSicuro (2021), che riassume INAIL-Contarp, il piano deve offrire circa 10-20 cm di appoggio per mani e braccia, e con l’altezza corretta la schiena resta dritta con gli avambracci paralleli al piano. Sotto il piano servono almeno 70 cm di profondità per muovere le gambe.

A che altezza va posizionato lo schermo se lavoro sempre nello stesso punto?

Lo schermo non deve stare più in alto del livello degli occhi. Se lo utilizza in modo continuo, eviti di collocarlo di lato, perché costringe a ruotare spesso testa e collo (PuntoSicuro, 2021).

Quante pause devo fare durante una giornata al videoterminale?

Secondo Normattiva (2008), in assenza di disposizioni contrattuali spetta una pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di utilizzo continuativo del videoterminale. Le pause non si possono accumulare all’inizio o alla fine dell’orario, e il medico competente può stabilire modalità e durata diverse per il singolo lavoratore.

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