Das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) im Büro ist ein planmäßiger Rahmen, der gesundheitsförderliche Maßnahmen steuert. Er verbindet die Verhaltensprävention, die gesundheitsbewusstes Handeln der Beschäftigten stärkt, mit der Verhältnisprävention, die Arbeitsbedingungen und Arbeitsplätze so gestaltet, dass Belastungen gar nicht erst entstehen. Ein Steuerungskreis koordiniert beides, Führungskräfte setzen es im Arbeitsalltag um.
Was gehört zum betrieblichen Gesundheitsmanagement im Büro?
Ein BGM im Büro besteht nicht aus einzelnen Angeboten, sondern aus aufeinander abgestimmten Handlungsfeldern. Ein Bewegungskurs entfaltet wenig Wirkung, wenn Arbeitsplatz oder Arbeitsorganisation dauerhaft Belastungen erzeugen. Deshalb müssen beide Ebenen zusammen betrachtet werden.
Handlungsfelder der Verhaltens- und Verhältnisprävention
| Handlungsfeld | Ziel | Beispiele im Büro |
|---|---|---|
| Verhaltensprävention | Gesundheitsbewusstes Verhalten der Beschäftigten fördern | Dehnübungen in Bewegungspausen, Rückenschulung, Information zu Körperhaltung und Pausengestaltung |
| Verhältnisprävention | Arbeitsbedingungen gesundheitsförderlich gestalten | Ausstattung des Arbeitsplatzes, Arbeitsorganisation, Gestaltung von Software und Arbeitsmitteln |
Verhältnisprävention und Verhaltensprävention ergänzen sich. Verhaltensangebote entfalten ihre Wirkung besser, wenn die Arbeitsbedingungen passen.
Aufgaben des Steuerungskreises
Der Steuerungskreis plant und überwacht das BGM im Betrieb. Seine Aufgaben umfassen in der Regel:
- Bestandsaufnahme der vorhandenen Belastungen und bestehenden Gesundheitsangebote
- Festlegung von Zielen und Priorisierung der Maßnahmen
- Koordination der Umsetzung und Klärung der Zuständigkeiten
- Überprüfung der Wirksamkeit und Rückmeldung der Ergebnisse an die Belegschaft
In der Praxis sind dafür häufig Vertretungen der Geschäftsleitung, der Personalabteilung, des Betriebsrats und der Fachkräfte für Arbeitssicherheit beteiligt.
Rolle der Führungskräfte bei Gesundheitsthemen
Führungskräfte entscheiden im Alltag, ob Gesundheitsmaßnahmen tatsächlich greifen. Ihre Aufgaben im Büro sind:
- Vorbildfunktion, etwa durch eigene Bewegungspausen
- Planung von Arbeitsmenge und Terminen, die Pausen zulässt
- Aufnahme von Belastungshinweisen aus dem Team und Weitergabe an den Steuerungskreis
- Festlegung klarer Regeln für Telearbeit und Erreichbarkeit
Was verlangt die ASR A6 an Bildschirmarbeitsplätzen?
Die ASR A6 „Bildschirmarbeit“ legt die Mindestanforderungen für Einrichtung und Betrieb von Bildschirmarbeitsplätzen fest. Laut IG Metall (Stand 03.09.2024) gehören dazu:
- ein ergonomischer Arbeitsstuhl
- ein ausreichend großer Tisch
- geeignete Eingabemittel
- gute Beleuchtung
Diese Punkte sind der Ausgangspunkt. Ob ein Arbeitsplatz die Regel erfüllt, lässt sich für jeden dieser Bestandteile einzeln prüfen.
Gestaffelte Schutzmaßnahmen nach Nutzungsdauer
Die ASR A6 definiert Grenzwerte für die Nutzungsdauer, nach denen die Schutzmaßnahmen gestaffelt werden. Der Umfang der Maßnahmen richtet sich also danach, wie lange ein Arbeitsplatz täglich am Bildschirm genutzt wird. Die konkreten Schwellenwerte hängen von der Nutzungsdauer ab. Sie sind im vollständigen Text der ASR A6 nachzulesen und bei der Umsetzung zu berücksichtigen.
Vermutungswirkung bei Einhaltung
Arbeitgeber, die die ASR A6 einhalten, dürfen davon ausgehen, dass sie die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung erfüllen. Diese Vermutungswirkung ist der praktische Kern der Regel. Wer die Technische Regel befolgt, kann sich auf deren Konformität stützen, statt jede Anforderung der Verordnung separat zu belegen.
Nachweispflicht bei abweichenden Maßnahmen
Wer von der ASR A6 abweicht, muss ein mindestens gleichwertiges Schutzniveau nachweisen. Die Vermutungswirkung entfällt bei einer Abweichung also nicht stillschweigend, sondern muss durch einen belegbaren Nachweis ersetzt werden.
| Fall | Rechtliche Folge laut ASR A6 |
|---|---|
| Einhaltung der ASR A6 | Vermutung, dass die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung erfüllt sind |
| Abweichung von der ASR A6 | Nachweis eines mindestens gleichwertigen Schutzniveaus erforderlich |
Wie richtet man den Büroarbeitsplatz ergonomisch ein?
Die Einstellung erfolgt am besten in fester Reihenfolge: zuerst der Stuhl, dann der Tisch, danach Bildschirm und Eingabegeräte. Die Sitzposition bestimmt, wie hoch Tastatur und Bildschirm später sitzen müssen, deshalb sollten Sie nicht umgekehrt vorgehen.
Schritt 1: Stuhl und Sitzhöhe
Setzen Sie sich so weit an die Rückenlehne, dass sie den unteren Rücken stützt. Stellen Sie danach die Sitzhöhe ein. Die Sitzhöhe ist richtig, wenn beide Füße vollständig auf dem Boden oder auf einer Fußstütze stehen. Die Oberschenkel sollten nach vorne leicht abfallen, sodass das Knie etwas tiefer liegt als die Hüfte. Drückt die Sitzkante in die Kniekehlen, ist der Stuhl zu tief oder zu weit vorne eingestellt.
Eine Fußstütze verwenden Sie, wenn die Füße auch bei passender Sitzhöhe nicht sicher den Boden erreichen.
Schritt 2: Tischhöhe und Armhaltung
Die Arbeitsfläche muss ausreichend groß sein, damit Tastatur, Maus und Unterlagen ohne Verrenkung erreichbar bleiben. Lassen Sie die Schultern locker nach unten hängen und die Ellenbogen angewinkelt am Körper. Die Handgelenke bleiben beim Tippen möglichst gerade. Erreichen Sie Maus oder Tastatur nur durch Vorbeugen, liegt der Tisch zu weit entfernt oder die Eingabegeräte sind ungünstig platziert.
Schritt 3: Bildschirm ausrichten
| Einstellung | Zielzustand | Kontrolle |
|---|---|---|
| Höhe | Oberkante auf Augenhöhe | Der Blick geradeaus trifft die obere Bildschirmkante, ohne den Kopf zu heben oder zu senken |
| Abstand | Eine Armlänge vom Auge | Der Bildschirm ist mit dem ausgestreckten Arm knapp erreichbar |
| Position | Mittig vor dem Körper | Kein dauerhaftes Drehen des Kopfes zu einer Seite |
| Neigung | Leicht nach hinten geneigt | Spiegelungen verschwinden |
Bei Notebooks, die fest nach unten zeigen, ist ein externer Bildschirm sinnvoll, weil das Gerät allein die Oberkante selten auf Augenhöhe bringt.
Schritt 4: Licht und Blendung
Stellen Sie den Bildschirm seitlich zum Fenster auf, damit Tageslicht nicht direkt auf das Display fällt. Vermeiden Sie Blendung durch Deckenlampen, indem Sie die Leuchten nicht direkt über dem Monitor platzieren. Prüfen Sie den Arbeitsplatz zu verschiedenen Tageszeiten, weil sich das Licht im Tagesverlauf verändert.
Die ASR A6 verlangt gute Beleuchtung. Konkrete Beleuchtungswerte sind der Regel selbst zu entnehmen.
Schritt 5: Nachjustieren
Nach einigen Arbeitstagen sollten Sie die Einstellungen erneut prüfen. Eine Veränderung der Sitzposition oder eine neue Bildschirmhöhe führt oft zu Verschiebungen bei Tastatur und Maus.
Mehr Bewegung im Büroalltag
Bewegung im Büro entsteht selten von allein. Wer den Arbeitstag am selben Platz verbringt, unterbricht die Sitzzeit kaum. Bewegungsanreize setzen hier an: Sie bauen den Wechsel zwischen Sitzen, Stehen und Gehen so in den Tagesablauf ein, dass dafür keine eigene Zeit reserviert werden muss.
Wechsel zwischen Sitzen und Stehen
Ein höhenverstellbarer Arbeitsplatz ermöglicht es, die Körperhaltung im Tagesverlauf zu verändern. Entscheidend ist, die Stehphasen an feste Tätigkeiten zu koppeln, etwa Telefonate, das Lesen von Dokumenten oder Routineaufgaben. So wird der Wechsel zur Gewohnheit und nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe.
- Stehphasen an Tätigkeiten koppeln: Telefonate oder Lesearbeit im Stehen erledigen.
- Wechsel planen statt spontan entscheiden: Feste Zeitfenster im Kalender festlegen, deren Länge Sie selbst wählen.
- Mit kurzen Phasen beginnen: Die Dauer schrittweise steigern, bis Sie die Wechsel als angenehm empfinden.
Bewegte Besprechungen und Wege zu Kollegen
Viele interne Besprechungen lassen sich im Stehen oder als Spaziergang führen, sofern keine Bildschirmarbeit nötig ist. Auch der persönliche Gang zu einer Kollegin oder einem Kollegen statt einer Chat-Nachricht erzeugt Bewegung im Alltag. Für vertrauliche oder stark konzentrationsintensive Themen eignet sich dieser Ansatz weniger.
| Situation | Bewegungsanreiz |
|---|---|
| Kurze Abstimmung mit Kollegen | Persönlich am Platz aufsuchen statt Chat nutzen |
| Interne Besprechung ohne Bildschirmbedarf | Im Stehen oder im Gehen führen |
| Dokumente oder Material holen | Weg zu Drucker oder Ablage bewusst wählen |
| Mittagspause | Kurzen Spaziergang einplanen |
Erinnerungen per App oder Bürosoftware einrichten
Erinnerungen helfen, Bewegungsphasen im Arbeitsalltag zu verankern. Gängige Kalenderprogramme wie Outlook bieten Terminerinnerungen, die Sie für wiederkehrende Bewegungsphasen nutzen können. Legen Sie einen wiederkehrenden Termin mit kurzem Hinweistext an, etwa „Stehphase“ oder „Gang zum Team“. Die Häufigkeit bestimmen Sie selbst. Beginnen Sie mit wenigen Terminen, damit die Erinnerung nicht zur Dauerunterbrechung wird.
Rahmen im Betrieb
Bewegungsanreize lassen sich als Teil der betrieblichen Gestaltung ansprechen. Bringen Sie konkrete Vorschläge, etwa zu Besprechungsformaten oder Erinnerungsfunktionen, in die Abstimmung mit der Vorgesetzten oder dem Vorgesetzten ein.
Dehnübungen gegen Rückenschmerzen
Die folgenden Übungen brauchen keine Geräte und lassen sich direkt am Schreibtisch oder in einem Flur ausführen. Sie zielen auf Brustmuskulatur, Brustwirbelsäule, Nacken und Schultern, also auf die Bereiche, die bei langem Sitzen oft verkürzt oder verspannt sind. Führen Sie jede Bewegung langsam aus und halten Sie den Atem nicht an.
| Übung | Zielbereich | Ausführung |
|---|---|---|
| Brustdehnung im Türrahmen | Brustmuskel, vordere Schulter | Unterarme und Ellbogen auf Schulterhöhe an den Türrahmen legen, Brust sanft nach vorn schieben, bis ein Dehngefühl entsteht. Die Position mehrere ruhige Atemzüge halten. |
| Katzenbuckel im Sitzen | Brustwirbelsäule, Lendenbereich | Aufrecht auf der vorderen Stuhlkante sitzen, Hände auf die Knie legen. Den Rücken rund machen, Kinn zur Brust führen, dann den Rücken aufwölben und den Blick nach vorn richten. Der Wechsel erfolgt in ruhigem Rhythmus. |
| Rotation der Brustwirbelsäule | Brustwirbelsäule, seitliche Rumpfmuskulatur | Aufrecht sitzen, Hände hinter den Kopf legen. Den Oberkörper langsam zu einer Seite drehen, während das Becken nach vorn gerichtet bleibt. Zur Mitte zurückkehren und die andere Seite ausführen. |
| Nackendehnung | Nacken, obere Trapezmuskeln | Ein Ohr langsam Richtung Schulter neigen, die andere Schulter bleibt unten. Mit der Hand am Kopf nur leichten Zug ausüben. Die Dehnung darf nicht ruckartig eingeleitet werden. |
Dosierung: Die Übungen eignen sich für kurze Pausen zwischen Arbeitsphasen. Bei jeder Übung gilt: Die Dehnung soll spürbar, aber nicht schmerzhaft sein. Stoppen Sie, sobald Schmerzen oder Kribbeln in Arme oder Hände auftreten.
Die Übungen ersetzen weder eine geeignete Arbeitsposition noch regelmäßige Bewegung im Tagesverlauf. Sie ergänzen diese Maßnahmen, indem sie die Muskulatur nach längeren Phasen statischer Haltung lockern.
Homeoffice: Worauf müssen Arbeitgeber achten?
Im Homeoffice sind vor allem drei Bereiche zu klären: der Unfallversicherungsschutz, die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und die Unterweisung der Beschäftigten. Ob die Arbeitsstättenverordnung gilt, hängt davon ab, ob es sich um einen Telearbeitsplatz oder um mobile Arbeit handelt. Diese Punkte sollten vor Beginn der Homeoffice-Tätigkeit geklärt und schriftlich festgehalten werden.
Unfallversicherungsschutz bei betrieblicher Tätigkeit
Die gesetzliche Unfallversicherung erstreckt sich auch auf Tätigkeiten, die im häuslichen Arbeitsbereich für den Betrieb ausgeübt werden. Entscheidend ist der sachliche Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit. Private Tätigkeiten im selben Raum sind davon nicht erfasst. Die Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Tätigkeit ist im Einzelfall zu prüfen. Arbeitgeber sollten deshalb festlegen, in welchen Räumen und zu welchen Zeiten die Arbeit stattfindet, und diese Festlegung dokumentieren.
Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Ausstattung
| Bereich | Prüffrage | Vorgehen |
|---|---|---|
| Eingabemittel | Eignet sich die Laptop-Tastatur für längere Arbeit? | Externe Tastatur und Maus bereitstellen, wenn die eingebauten Geräte nicht ausreichen |
| Beleuchtung | Entstehen Blendungen oder Spiegelungen am Bildschirm? | Arbeitsplatz zum Lichteinfall ausrichten und bei Bedarf Beleuchtung anpassen |
| Geräte und Zubehör | Welche Ausstattung stellt der Arbeitgeber, welche die Beschäftigten? | Zuständigkeiten schriftlich festlegen, einschließlich Kostenübernahme |
Unterweisung der Beschäftigten zur Homeoffice-Arbeit
Eine Unterweisung vermittelt, wie der häusliche Arbeitsplatz sicher eingerichtet und genutzt wird. Sie sollte mindestens folgende Inhalte abdecken:
- Anforderungen an den Arbeitsplatz und die Nutzung der bereitgestellten Arbeitsmittel
- Regelmäßige Bewegungspausen und Haltungswechsel während der Arbeit
- Meldeweg für gesundheitliche Beschwerden oder Mängel an Geräten
- Ansprechperson im Betrieb für Rückfragen
Die Unterweisung sollte dokumentiert werden, damit nachvollziehbar bleibt, welche Informationen die Beschäftigten erhalten haben.
Gefährdungsbeurteilung als Startpunkt
Die Gefährdungsbeurteilung ist der Ausgangspunkt jedes betrieblichen Gesundheitsmanagements am Büroarbeitsplatz. Laut IG Metall (Stand 03.09.2024) muss der Arbeitgeber in der Gefährdungsbeurteilung prüfen, ob Arbeitsplätze, Geräte und Software ergonomisch gestaltet sind. Als Prüfmaßstab für Bildschirmarbeitsplätze dient die ASR A6 „Bildschirmarbeit“.
Der Ablauf lässt sich in sechs Schritte gliedern:
| Schritt | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Ermittlung | Arbeitsplatz, Bildschirmgerät, Eingabemittel und Software auf ergonomische Gestaltung prüfen | Liste der Befunde je Arbeitsplatz |
| 2. Bewertung | Befunde mit den Mindestanforderungen der ASR A6 vergleichen (Stuhl, Tisch, Eingabemittel, Beleuchtung) | Bewertete Abweichungen |
| 3. Priorisierung | Befunde nach Priorisierung nach Risikohöhe ordnen: Befunde mit dem höchsten Risiko zuerst bearbeiten | Reihenfolge der Maßnahmen |
| 4. Maßnahmen | Technische und organisatorische Maßnahmen festlegen und umsetzen, etwa Geräteaustausch, Umstellung der Software-Einstellungen oder Anpassung der Arbeitsorganisation | Umgesetzte Maßnahmen mit Verantwortlichen |
| 5. Dokumentation | Befunde, Maßnahmen, Verantwortliche und Termine schriftlich festhalten | Nachvollziehbarer Nachweis |
| 6. Wirksamkeitskontrolle | Prüfen, ob die Maßnahmen die Befunde behoben haben, und die Gefährdungsbeurteilung in festen Abständen wiederholen | Bestätigung oder Anpassung der Maßnahmen |
Bei der Ermittlung sollten Sie jeden Arbeitsplatz einzeln betrachten. Ein Arbeitsplatz mit ergonomischem Stuhl kann trotzdem Risiken aufweisen, wenn etwa die Software Eingaben verzögert oder die Beleuchtung am Bildschirm spiegelt. Die Ermittlung deckt deshalb alle drei Bereiche ab: Arbeitsplatz, Gerät und Software.
Die Wirksamkeitskontrolle schließt den Kreislauf der Gefährdungsbeurteilung. Ohne sie bleibt unklar, ob eine Maßnahme den Befund tatsächlich beseitigt hat. Sie sollte dieselben Prüfpunkte wie die Ermittlung abdecken, damit Ergebnisse vergleichbar sind.
Praxisbeispiele für Unternehmen
Im Büro lässt sich betriebliches Gesundheitsmanagement zum Beispiel in drei Formaten umsetzen: als Pilotprojekt in einer Abteilung, als Ergonomie-Beratung für Beschäftigte im Homeoffice und als Gesundheitstage mit Dehnkursen. Die Auswahl richtet sich nach Betriebsgröße, Arbeitsform und Budget.
| Format | Geeignet für | Typischer Ablauf |
|---|---|---|
| Pilotprojekt mit Steh-Sitz-Schreibtischen | Eine klar abgegrenzte Abteilung mit festen Arbeitsplätzen | Auswahl der Abteilung, Ausstattung mit höhenverstellbaren Tischen, Nutzungsbeobachtung und Rückmeldung der Beschäftigten, anschließende Entscheidung über die Ausweitung |
| Ergonomie-Check für Homeoffice-Beschäftigte | Verteilte Teams ohne feste Büroausstattung | Fragebogen zur Arbeitsplatzsituation, Video- oder Telefonberatung, Checkliste mit Stuhl, Tisch, Eingabegeräten und Licht |
| Gesundheitstage mit Dehnkursen | Großraumbüros mit vielen Beschäftigten gleichzeitig | Kurse in Pausenzeiten oder vor Ort, Anleitung durch qualifizierte Trainer, Angebot in Kleingruppen |
Pilotprojekt mit Steh-Sitz-Schreibtischen: Ein Pilot ermöglicht es, Wirkung und Akzeptanz zu prüfen, bevor Sie Investitionen für den gesamten Betrieb planen. Legen Sie vorab fest, was Sie messen: etwa die Zufriedenheit der Beschäftigten, die Nutzung der Höhenverstellung und Beschwerden über Verspannungen. Achten Sie darauf, dass die Tischfläche ausreichend groß ist.
Ergonomie-Check im Homeoffice: Hier erfolgt die Beratung dezentral. Prüfen Sie anhand der ASR-A6-Kriterien, ob ein ergonomischer Arbeitsstuhl vorhanden ist, der Tisch genug Platz bietet, Tastatur und Maus geeignet sind und die Beleuchtung ausreicht. Dokumentieren Sie die Ergebnisse, damit Abweichungen nachvollziehbar bleiben.
Gesundheitstage im Großraumbüro: Dehnkurse erreichen in Großraumbüros viele Beschäftigte mit geringem organisatorischem Aufwand. Planen Sie die Termine so, dass Telefonate und Abstimmungen nicht gestört werden, etwa durch Angebote in Mittagspausen oder durch einen Raum in Ruhezonen.
Häufig gestellte Fragen
Worin unterscheiden sich Verhaltens- und Verhältnisprävention im Büro?
Die Verhaltensprävention stärkt das gesundheitsbewusste Handeln der Beschäftigten, etwa durch Dehnübungen oder Schulungen zur Körperhaltung. Die Verhältnisprävention setzt an den Bedingungen selbst an, also an Arbeitsplatz, Arbeitsorganisation und Software.
Welche Anforderungen stellt die ASR A6 an Bildschirmarbeitsplätze?
Die ASR A6 „Bildschirmarbeit“ legt Mindestanforderungen für Einrichtung und Betrieb fest. Dazu gehören ein ergonomischer Arbeitsstuhl, ein ausreichend großer Tisch, geeignete Eingabemittel und gute Beleuchtung. Außerdem definiert sie Grenzwerte für die Nutzungsdauer, nach denen Schutzmaßnahmen gestaffelt werden.
Was muss der Arbeitgeber in der Gefährdungsbeurteilung prüfen?
Der Arbeitgeber muss in der Gefährdungsbeurteilung prüfen, ob Arbeitsplätze, Geräte und Software ergonomisch gestaltet sind. Wer von der ASR A6 abweicht, muss nachweisen, dass das Schutzniveau mindestens gleichwertig ist.
